企业简介
经营模式：医药零售连锁。所有门店全部为直营店。 配送时间：无委托配送。自己的配送车。大型门店1天1配，中小型门店2天1配；异市（3小时内到达）3天1配。
经营方式：多种方式都有。柜台模式、超市模式、柜台+超市模式 业绩概况：门店数量暂时16个。门店纯销2-2.5亿之间。
门店库存周转：大店在8-10天；中型在12天左右；小店在15天左右；配送中心保持在20天左右。
发展历程：从3年前使用雨人软件早期版本的3000万，到现在的2个多亿，几乎1年翻一番。现已成为山东省内销售额与盈利水平的NO
信息化在企业中的实际应用
一、采购方面：
1、 采购计划生成原则：配送中心1个月出库量的均量。库存低于下限量时。门店请货计划的不满足量。订单未到货量
2、 比价采购原则：微机自动搜索参考进价与进货单位。本次采购价格比上次高，订单个人不能录入，需部门经理审批录入。
二、验收入库：
1、 验收员根据订单验收商品。验收同时核对供应商的单价与到货数量、批号效期要求。
2、 验收信息录入微机，如果生产批号与有效期与企业要求不符，微机阻挡录入。自动生成验收记录。
三、采购结算：
1、 结算方式主要有2种：商家按帐期（一般是月结），厂家按实际销售情况（按销定时结款-每月3次）。个别品种现款，不用压批付款。
2、 付款计划：每月月初输出“商业单位付款计划”、“A类品种厂家付款计划”“其他预计付款计划”—财务资金准备，合理安排付款周期。
3、 发票管理：供应商发票付款前1星期必须发票到位，财务网上发票认证。
4、 付款审核：商家做3个月滞销的退换货处理后付款； 厂家付款前查询实际销售金额，配送中心核定“最高可付金额”，采购部填写预付金额，领导审批实际付款金额。 财务进行实际支付，支付后进行“付款金额与发票的核销”，发票未到的付不出去。
四、配送出库：
1、 配送价格：异地交税的门店按成本价配送，本市内的门店按销价配送。
2、 配送中心根据门店的请货计划，自动检查库存，如果满足自动生成配送单。不能满足生成采购需求。如果部分满足，部分配货，部分生成采购需求。 如果同时多个门店请求总量大于配送实际库存，按手工分配原则酌情分配各个请求门店，同时生成采购需求。
3、 单据打印顺序按“货位”排序，方便配货。
五、配送退回：
1、 各门店微机上制作“退回申请单”，网上传输到总部，总部微机消息提醒相关人员，相关人员网上审批后，配送中心开单人员制作“退回申请回执单”，单独打印，作为送货人员到门店取货的依据。
2、 送货人员根据“退回申请回执单”，把门店要求退货的商品拿到配送车，捎回总部。双方签字，留下一联，其他带回总部。验收人员根据签过字的“退回申请回执单”验收商品，录入微机验收情况，生成“销售退回验收记录”。 总部配送中心人员根据“退回验收单”，制作“门店退货单”，门店根据传来的退回单确认记帐，冲减库存。
六、购进退出
1、 价格、滞销原因的退货。入库人员制作“退回入库单”，仓库人员根据单据把退货商品存放到“退货区”
2、 破损、过期的冲单。入库人员制作“退回入库单（不合格）”，处理财务往来帐。仓库人员根据单据把退货商品存放到“不合格区”
七、运输接货
1、 配货按送货路线，优先打印一条线路门店的单据。
2、 配送车把商品送到门店后，门店按单据验收商品，接收后在微机上按单据核对总部的调拨单，无误后自动生成门店入库单。如果是新商品提示需要填写“物价牌”。
3、 送货人员根据退货单，把门店要求退货的商品拿到配送车，捎回总部。总部配送中心人员根据送货人带回的“门店退货单”，确认记帐。仓库人员根据退货单验收入库。
八、财务管理
1、 业务财务一体化，帐务使用金蝶KIS标准版
2、 市内直营店按调拨处理财务帐，外市安往来单位处理财务帐。
3、 应付帐款下面设置了2级科目：商品采购、应付帐款。每个科目按“核算项目”设置。 商品入库后，不管是否到发票，全部上帐，微机自动生成凭证分录（借库存-金额、借进项税过渡户-税额、贷商品采购-价税合计），发票到后，进行“发票与入库明细”之间的核销，如果有差异，制作差价单。生成会计分录（借商品采购-价税合计、借进项税金-税额、贷应付帐款-价税合计、贷进项税过渡户-税额） 付款时进行“付款单与发票之间”的核销，自动生成凭证分录（借应付帐款-价税合计、贷银行-价税合计）
4、 库存商品下面设置了2级科目：配送中心库存（无税进价金额）、各门店库存（含税销价总额）、各门店库存进销差价。每个科目按“大类核算项目”设置。 市内统一纳税的门店：每月定时（15天一次）生成凭证分录（借门店库存-零售总额、贷配送中心库存-成本金额、贷各门店进销差价-含增值税差额）。 市外单独纳税的门店：成本价配送。每月定时（15天一次）把出库明细引入到“金穗”软件，生成增值税发票打印，同时生成凭证分录（借应收帐款-成本价的价税合计、贷销售收入-无税金额、贷应交税金-税额） 回款后，录入回款，进行“回款与发票之间”的核销，生成分录（借银行存款-价税合计、贷应收帐款）
5、 针对本市的门店纯销情况：门店的实际销售分录（借现金、贷销售收入-各门店销售）
6、 月末成本处理： 针对市外门店：借销售成本-成本金额、贷库存商品-配送中心-成本金额；借销售收入-无税金额、贷本年利润-无税金额；借本年利润-成本金额、贷销售成本-成本金额 针对市内门店：根据各个门店的“综合毛利率”计算出各门店的“销售成本、毛利”， 借销售成本-成本金额、贷库存商品-各门店-成本金额；借销售收入-无税金额、贷本年利润-无税金额；借本年利润-成本金额、贷销售成本-成本金额 如果门店有调价差价和销售让利：借各门店进销差价-差额、贷门店库存-差额 这样一来，在财务帐上的总数据可以监督控制物流数据的准确性。使企业真正实现“业务财务一体化管理”
九、价格管理：
1、 整个连锁有多套市场售价体系，单个门店执行的售价不尽相同。零售价体系的变动权利在总部。
2、 到货后，如果本次采购价格与上次采购价格差异5%以上，系统提示“销售价格变动需求”，物价部门根据“销售价格变动需求”制定新的市场零售价。
3、 各部门以及各门店可以根据市场情况，填写“价格变动需求单”，物价部门根据请求参考进价调整零售价格体系。
4、 总部制作“调价单”后，传输到各个门店，各门店按约定时间提示价格变动信息，提醒门店更换“价格标签”，微机自动变价，产生“变价差价”
5、 促销政策总部可以制定，分发到各门店。
6、 调价损益分析：价格调整后，根据上月的销售情况，输出“变价盈亏分析表”。 第二月根据实际销售情况输出“变价实际影响分析”
十、数据传输：
1、 门店与配送中心之间部分门店使用电话线连接、部分门店使用宽带连接。数据传输模式使用安全快捷的FTP方式。
2、 门店上传总部的数据有：请货计划、入库明细、销售明细、调价明细、拆零明细、处方划价明细、让利明细、库存明细、会员消费明细、营业员业绩、退回申请、其他申请等
3、 总部下发门店的数据有：调拨单、调价通知单、配送中心库存信息、会员信息、其他各种通知等
十一、 产品管理：
1、 新商品的工作程序：采购部门与供应商沟通，微机制作“首营商品审批表”，领导、质量等网上审批，启用“即时消息提醒功能”，加快审批速度。审批完毕后消息提醒采购部可以采购此商品，微机上制作采购订单。
2、 新产品铺货：新产品到达配送中心后，供应商协助采购人员制定铺货政策（等量铺货、比例铺货等）。
3、 品种淘汰的管理：每月输出在连锁内3个月内不动的品种或者销存比例小于5%的品种，分析决定是否淘汰。
4、 ABCD分类管理：A类含义：销售额或者毛利额对企业贡献超过50%的品种；B类含义：销售额或者毛利额对企业贡献40-50%之间的品种，A+B约占销售额毛利额的90%；C类含义：1元以下品种，不考虑销售额，考虑市场需求的品种。约占5%；D类含义：准备淘汰的品种，约占1-5%。 AB类品种考核“缺货率”，C类考核品种个数，D类考核清理状况。
5、 商品属性大类的分析：每个商品设定“分析属性”，分析“妇科用药”“心脑血管类”等在不同门店的销售情况，为促销政策的决定提供依据。
十二、 仓存管理
1、 企业有“零库、整库”之分。入库时如果时，如果是“整件”商品，原则上存放到“整库”；如果是“散货”商品，原则上直接存放到“零库”；
2、 零库库存存放数量低于下限时，自动检查“整库”是否有货，有货的话，提示零库需要补货。避免企业有商品，配不出去的情况发生。
3、 为方便管理库存差异、有问题商品：在软件上建立“待处理商品库”“不合格商品库”两个虚拟仓库。把帐面库存人为分出“有效库存、无效库存”。增加开单显示数量的准确性。避免不确定因素的商品流到门店。这样门店看到配送中心的存货也是“有效库存”。
4、 库存盘点：静态盘点；动态盘点。一般情况下每月进行一次静态盘点，盘点批次数量。按“总数量（批号1、批号1效期、批号1数量）（批号2、批号2效期、批号2数量）”方式打印盘点表，方便核对。每天或几天进行动态盘点数量。打印盘点表应该按货位顺序。
5、 出入库复核确认：按门店、按流水号、按单号多种方式确认，加快速度。
6、 中药饮片的“零货秤取”。部分小门店可能不需要一次一个整包装的商品，秤取后的损益，按“损益单处理”。同时生成“零货秤取记录”
7、 “养护检查”由仓库人员负责，录入养护检查内容生成记录
十三、 会员管理
1、 总部统一制作“会员卡”，不同号段发放门店。门店后台负责初始会员信息。门店每天下载总部会员信息，刷新门店会员信息，避免一个顾客存在多个会员卡的情况发生。
2、 门店每天上传各自门店的新增会员，上传会员在各门店实际消费，总部生成每个会员在不同门店的完整消费信息。
3、 每月定时输出会员金额累计，调整折扣额度，发放相关储值卡、赠送礼品等。
4、 暂时没有启用“不同级别会员，不同价格体系”的功能。
十四、 采购人员管理
1、 商品根据大类，由不同的采购人员分管，每个品种界定采购负责人
2、 各人负责品种的AB类的缺货考核。
3、 本次采购价格与上次采购价格有差异品种的考核
4、 在库1个月以上品种未动品种的“在库天数、付款方式、付款标志、采购人员、库存金额比重”等信息，考核采购人员采购的品种的有效率，责任心。
5、 库存资金的占用分配：统计现有库存中那些已经付款的金额数、未付款的金额数。分析每个采购人员占用的企业自有资金、占用供应商资金情况。
6、 通过“采购品种个数、采购频次”分析此业务员工作量以及批次采购量的把握是否准确，是否给其他环节造成工作量的增加 。
十五、 GSP管理
GSP要求的各种管理，穿插于企业的工作过程当中，能进入微机管理的全部纳入微机管理，最大限度地减少人工手写的工作，实现过程控制管理
1、 首营管理：由于是不同的人员负责不同类别的商品，首营商品的也是分类录入、审批的。业务部门录入，相关部门审批，只有审批后才可以微机制作采购订单。
2、 供应商经营范围控制设置启用，避免超范围采购经营。
3、 启用单品种的“生产日期要求”“有效期限要求”避免验收时，进入“近效期的商品”
4、 “首营供应商”“首营商品”以及进口药品的“跟批报告”等文字、图片的东西用扫描仪扫描到微机内，存档后连接查询。
5、 为方便管理，系统内设置了一个“待处理商品”虚拟库，把“有问题”商品用仓库调拨的方式存放到待处理库内，避免不确定因素的商品流到门店。
6、 随时提醒：业务员授权委托书超期限的、营业执照期限过期的、药品经营许可证期限过期的等与期限有关的设置相关提醒。避免超期。
7、 各大记录：购进记录、入库验收记录、销售记录、出库复核记录、购进退出台帐、销售退回验收记录、近销期商品提醒表全部由微机自动生成，不打印，直接微机保存。
8、 药品质量档案：经营内容由微机生成，信息内容录入生成存放在微机内。
9、 重点养护品种确认表：直接微机标记
10、 养护检查记录：每月养护品种由微机确认，养护记录登录微机。
11、 养护档案：由养护检查记录自动生成。
12、 停营、停售微机控制，控制品种、控制批次。
13、 其他静态报表：人员相关表、培训相关表、文件相关表、设备相关表、环境相关表、信息相关表、不合格品处理相关表等，能在微机内存档归类的就在微机内存放，相关部门每年定时整理原始资料封存。
十六、 供应商管理：
1、 赊购的供应商付款：配送中心的配送部负责核查最高可付金额。
2、 每季度分析每个供应商供货品种的实际进、销、存、毛利及库存分布情况。用于分析每个供应商的企业贡献。
3、 供应商商品流向的查询：总部设置一个“触摸屏查询系统”，每个需要查询流向、库存等信息的供应商，交纳一定的费用后，每个供应商给一个“ID号与密码”，可以查询到自己供应的商品在整个连锁内的销售情况、库存情况，指导供应商是否可以结款，是否需要往各个门店配货，是否需要在相应门店搞促销活动。 部分远道的供应商可以通过“Internet”远程查询上述功能。 这样一来，既减少了配送中心人员的琐碎劳动，企业增加了收入，供应商也能更好的管理自己的商品，也变相让供应商参与到企业的经营活动中。
4、 供应商直送：部分厂家直供的非药品品种，在总部完成“首营供应商”“首营商品”的微机登记工作后，可以直接送到门店，由门店录入微机，直接销售。 微机每天自动把这部分信息传到总部，自动生成总部的“直送调拨单”，实现“流程再造”。这样一来，减少环节，极大地减少了连锁企业的物流费用，加快了企业的商品流转速度，也为供应商更好地参与企业经营提供了舞台。
5、 供应商的总采购额的分析、供应商的单个品种分析，为“压价”谈判提供参考依据。同时分析采购负责人的“采购价格控制能力”
十七、 异常管理：
在软件中设置了很多标准参数，与标准不相符就是异常，随时发现问题解决问题。通过异常管理各工作岗位的人员可以及时发现问题。 例如“库存低于下限品种”“订单未执行品种”“在库时间超过90天的商品”“近效期的提醒”等等，雨人软件内预设了20多种“常用”的异常情况，企业又根据实际情况自己设置了10多种异常提醒。
十八、 门店后台管理
1、门店请货：根据日均销量、配货周期、中包装量设置库存下限，根据最低下限生成请货计划。门店查看配送中心的“新品”，填写请货计划。
2、门店根据配送调拨单据，核对网上传来的单据，生成入库单，新品提示填写物价牌。
3、门店根据总部调价通知单，生成自己门店的调价单。
4、 门店盘点损益的处理
5、 新会员档案的办理在门店的后台处理。
6、 设置促销方案。
十九、 门店前台管理
1. 柜台式售货，可使用商品编码、条码、助记码等录入单据，可混合使用，管理柜台营业员，方便月底考核营业员业绩。
2. 会员卡使用刷卡设备，收款时根据会员折扣级别打折，部分促销相品不参与打折。
3. 大店不允许整体打折，小店允许整体打折，打折时自动检查最低限价
4. 可使用商品编码、条码、助记码等录入单据，可混合使用。条码允许重码存在
5. 部分门店使用的是“POS机”设备，部分门店使用的是“电脑+钱箱+POS打印机”的方式替代POS一体机。减少企业投资
6. 供应商租赁柜台的情况，商品走正常验收，收款用总金额管理，
7. 营业员、收款员的权限控制严格：打折、日结、取款、摸零等
8. 为方便退货，企业不在商品上粘贴信息。超市使用条形码录入收款，商品上没有条形码的使用商品助记码录入。为防止厂家的中包装条码与小包装条码一样，软件启用“条码重复时选择录入”，减少了差错。
二十、 门店促销管理
门店可以根据实际情况设置相应的促销政策。
1、 会员售价折扣的设置
2、 买赠设置：买A赠A，买A赠B。例如：买5增2，买10赠5
3、 促销商品价格的设置：单个商品执行定时特价，定时恢复；
4、 促销数量限制，防止厂家恶意收购的促销设置。例如每天只能200合特价，每次最多只能5合，每个会员每天只能购买一次设置等
5、 会员消费品种内，个别不打折商品的设置。
二十一、 营业员管理
1、营业员的促销费兑现，每月统计每个人的提成。
2、营业员的业绩统计：笔数、金额、毛利。
3、超市的导购员按自己负责的区域统计：笔数、金额、毛利。
二十二、 门店日清日结
1、 收款员每天中午2点交接班，昨天下午与今天上午为一个交款班次。当天的实际销售为财务日报数据。这样一来相关的收款交接就需要处理好时间的关系。 中午交接班的时候，需要核对一下上一个收款班次人员的收款情况，方便当天的日报表的制作。
2、 门店的付款方式有：现金、支票、医保卡、会员储值卡等形式。收款时可能有一次交易，2种以上的付款方式存在。例如买了100元的商品20元现金、80元医保卡。
3、 门店取款的管理：由于单店销售额较大，一天多次存银行，存款员定时从款台取现金，微机上管理取款交接。
4、 柜台营业员与微机每天对帐，微机上的数据与营业员手中小票核对无误才可以下班。收款员现金与微机数据核对准确才可以交班。
5、 超市每天晚上的动态盘点：对于超市部分，每天把动过的商品盘点一次，在盘点前把定位商品归位到相应货位处。
6、 每月静态盘点一次，调整损益，生成损益差额，归结责任人。 7、
二十三、 草药处方划价管理
1、草药单方单品划价，划价时检查反畏，自动提醒
2、中药饮片的“装斗质量复核记录”自动生成。
3、自己诊所开的部分固定处方可以记忆，以方便操作员划价时的调用。
4、部分门店划价由柜台操作、收款在款台进行，划价与收款分离；部分门店划价收款都在款台，划价与收款统一。
5、支持中药饮片的分装管理、支持中药饮片配伍禁忌的管理、支持中药饮片单品或总方的管理。
二十四、 门店管理分析
1、 分析不同时间段的客户数，合理安排收款人员与营业员的班次
2、 分析顾客的平均每次购物的金额、平均每个顾客的购物品种数、平均每次购物的品种的单价，分析顾客群体面对人群、消费能力、购买习惯等，为调整营销策略、调整品种结构提供依据。
3、 分析不同货位的企业贡献（销售额、数量、毛利等），调整商品的陈列。
4、 分析大类商品的企业贡献，调整品种结构与促销政策。
5、 分析单个品种的企业贡献，调整单个商品的营销策略。
6、 分析每个营业员的企业贡献，调整人力资源的管理体系。
7、 折让分析：按营业员分析折让—营业员的能力分析；按品种分析折让—〉可能其他门店此商品的售价低于本店，为调整售价提供参考。
8、 天天销售分类统计表-日期、合计、西药、成药、保健品… 同类报表：天天销售（属性）统计表；天天销售（品牌）统计表；天天销售（销售人员）统计表； 天天销售（销售部门）统计表；天天销售（仓库柜组）统计表； 天天销售（时间段）统计表；天天销售（客户分类）统计表； 此表作用：零售门店用于分析品类、人员、时间段等，用于调整商品结构、销售人员岗位、安排营业员班次等。
9、 分析会员消费情况：频次、品种、金额、数量、毛利等，更新会员级别。
10、 进入门店一个月不动的品种，提示营业员加大促销力度。2个月不动的品种，沟通配送中心退货。
11、 进入门店1月以上，每月的销存比率小于30%的品种调整库存数量，降低库存总额。
12、 近效期商品每月沟通配送中心，现款的品种门店自己消化，赊购的退回配送中心，让供应商退换货。
13、 促销品种总部统一确定“促销品种”，统一制定“促销费”标准，统一发放到门店，门店支付到个人。
14、 库存周转率的考核，主要通过“再库商品可销天数”，时时监控库存的结构。
二十五、 集团查询分析
1、 销售流向分析表 。
2、 重点商品分析表。本报表对分析库存商品构成，为调整库存结构、指导经营、合理分布商品库存及资金等提供依据。
3、 大户排名表。为了解客户的进货能力，及时调整工作目标提供依据。
4、 可精确确定滞销品种、存大销少品种明细表。
5、 每一门店每天的进销存数据分析
6、 每一个品种在每个门店的分布
7、 库存总量控制。
8、 各种按类分析：可设置不同的分类原则。如：妇科用药情况等
9、 财务各种分析报表：各种按品种或按类分的所有报表，如：采购表、销售表、成本表、毛利表、库存表等等。