德首制药行业企业应用集成解决方案
作者：佚名 来源：互联网
1.1 制药行业在管理过程中面临问题
1.1.1 发货单难以管理控制
发货单是用来在不能确定销售发票的情况下所开的一种单据，是制药企业经常采用的一种单据，发货单通常应该在一定的周期后转为销售发票，但由于缺乏严格的监督机制，业务员会出现不开销售发票、少开销售发票、延期开销售发票等情况，而企业也会觉得发货单难以管理，觉得对发货单的管理会越来越力不从心。
1.1.2 应收账款统计不准确
由于制药企业通常采用发货单发货，又会涉及将发货单，而财务记账是以发票为准，财务统计出的应收账款只包括形成发票后的金额，而且对于发货单则无法监控。有以下公式:
应收账款 = 销售发票金额 + 开发货单未开发票金额
而多数制药企业的电算化系统只是考核到销售发票，对于企业实际应收账款则是依靠手工计算，出现差额是在所难免。
1.1.3 财务部不能对仓库的库存监控
在企业所采用的一般财务软件中，财务库存出库的核算是以销售发票的开出核算的，在制药企业，企业通常都会采用发货单发货，仓库的实物库存出库则是按照出库单(或发货单)出库，这样会导致财务库存和实物库存无法核对。实际上，财务库存和实物库存的核对有以下公式:
财务库存 = 实物库存 + 出库未开票 – 开票未出库
实际上，财务库存和实际库存的核对还应该考虑到退货(例如退货时货到票未到)、临时调拨(或借货)等情况。
1.1.4 销售结算依靠手工，或只是部分实施电算化，对结算员的监督不够，对所结算的数据没有依据。
制药企业在实现销售结算中，通常都是按药品按公司政策有所不同，部分结算还会有特别政策到医院或到业务员个人，企业对结算员在结算过程中的差错或错误都难以控制和复核。以及销售政策变动后也较难推广，需要组织各方面人员学习。政策的实施往往会推后。
另外，制药企业的结算所采用的数据和财务所采用的数据会经常变动，结算所对应的数据的应收账款和财务的应收账款会有所不同，双方会有较大的差额，由此即使结算员所算业务费是完全正确，其中还有很大一部分是错误的。根据我们的统计，通常一个亿的企业在三年左右的时候，结算和财务的应收账款的差额会在两百万以上。而随着时间和业务量的扩大，业务也在不停发生变化，该差额的对账工作将会变得难以完成。
1.1.5 销售控制能力不强，对各省公司、办事处和业务员的销售情况不能准确动态实时的反应。
企业对于业务员的发货、回款，企业不能准确、实时监督，业务员的欠款、陈欠款不能准确、实时反应，经常容易出现在业务员欠款较大时离职的现象或出现欠款过多。
省公司或区公司经理对业务员的监督不够，对业务员的监督的支持仅仅依靠每月底财务的报表，但对业务员当月的行为，具体到业务员在当月的每一笔具体业务，在管理时则缺乏实时的信息。
1.1.6 销售政策的制定缺乏数据支持。
制药企业在制定销售政策的过程中，往往会预先估算该销售政策所能带来的毛利，但对于该政策是否能实现该毛利则不能确定。
1.1.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。
制药企业由于行业的特殊性，针对某一批次制成成品后是较难推算出实际耗用的各种原材料的量，企业管理人员和财务人员进入车间的次数也会比传统行业少得多，所以，在管理层对车间的核算和监控力度会比传统行业相对较弱。针对这种情况，就会容易出现车间材料浪费、人员工资核算混乱且难以管理的现象，如果没有很好的管理手段，车间的管理比较容易出现真空。
1.1.8 成本核算缺管足够的方法和数据支持。
如果采用标准的财务软件的进行成本核算，虽然能够算出当月每一种产品的成本，但这种成本只是一种财务意义上的成本，并不能够真实反映企业某一种产品盈利的成本，因此，在很多利润相对较小的产品，企业在制定成本过程中也会显得比较盲目，甚至于在确定销售价格后也不能确定该产品是否盈利。
1.2 德首制药企业应用集成解决方案
德首制药行业解决方案是结合了当今多家著名制药企业的管理思想和成功案例总结出来的，也是国内唯一一家完全针对制药企业开发出的制药企业应用集成系统。她有效的解决了以上提出的制药企业的各方面问题。下面我们将具体阐述我们在解决以上问题所 所使用的方法。
1.2.1 发货单难以管理的解决方案
我们在采用发货单进行发货的同时，通过系统自动记录了“开发货单未开发票”，“开发货单未出库”，“开销售发票未出库”，“出库未开销售发票”四种情况，该四种情况统称未达账，系统在台账和应收账款上详细列出该未达账所对应的金额，并且每次在发货时系统实时考核以上未达账是否超过了规定的天数。从而有效的解决了发货单难以管理的现象。
1.2.2 应收账款统计不准确的解决方案
在通过以上方法管理发货单后，企业应收账款有以下公式:
应收账款 = 销售发票金额 + 开发货单未开发票金额
但财务账面反映的应收账款:
应收账款 = 销售发票金额
所以系统应该保存一种和财务的核对机制，即能够在每月未关账后，系统自动核对财务应收账款和销售过程中形成的应收账款(该应收账款应该减去开发货单未开票的金额)的金额。通过这种月末自动核对机制，能够有效解决了企业应收账款不准的现象。
1.2.3 财务部完成对仓库的库存监控的解决方案
通过上节分析，我们得出以下公式:
财务库存 = 实物库存 + 出库未开票 – 开票未出库
德首制药企业应用集成系统能够在月末自动得出“出库未开票”和“开票未出库”数量，并且自动形成库存报表。在该报表中，确认企业财务库存和实物库存数量，用来和财务部财务软件的存货核算系统进行核对，并且在您不是采用我们的财务软件时，我们的应用集成系统也能够将财务部的各种财务软件集成至我们的系统。从而保证在财务库存和实物库存出现差额后自动核对。
1.2.4 销售结算解决方案
我们通过开放的考核结算模块，能够将结算政策自动定义到省公司、客户或个人、在形成销售发票时，其结算政策的优先级是个人或客户优先于省公司的政策，并且在结算员进行最终结算时，如果结算员不按照结算政策进行结算，改动结算后的结算金额，系统会自动要求结算主管核对，否则该笔结算业务不能发放。不能进入结算发放系统。
1.2.5 加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况准确动态实时的反应的解决方案。
系统在对每笔发货时，如果该业务员存在陈欠款或欠款额度超过信用度，则要求该发货单进行审核，否则无法打印该发货单，且在进行结算时，系统自动提示该业务员存在陈欠款或欠款额度较大，会提示结算员进行扣款行为。从而保证企业资金的正常回笼，避免业务员欠款额过大的现象。
对于区公司经理和省公司经理，系统会按照各自所管公司给予相应账号，能够通过互联网实时查询所管公司的销售、回笼、欠款、未达账、结算情况，从而能够通过该系统给销售经理以最好的支持和管理工具。
1.2.6 销售政策的制定的数据支持解决方案
我们的制药企业应用系统解决方案能够给企业提供一种销售政策模拟运行的解决方法，能够将企业当年或前年的销售数据通过新的销售政策进行模拟计算，用计算结果和当年或前年的结算数据进行对比，从而确定企业该销售政策可以带来的毛利。使企业在制定销售政策的过程中变得有数据支持。
1.2.7 车间监督能力不强，对车间核算只能依靠车间核算员。
通过我们的系统，能够将每月的排产按每批安排到天，并且每天由生产部计划员进行车间指令的安排，车间根据该指令进行领料，并且领料可以控制在一定的范围内，如果超过该范围，由要求审核，从而有效的控制了每批药品的领料额度，而不是在总量上对车间进行控制或只是进行月末核算
系统要求记录每天的工时和车间设备的机时，根据企业的规则，系统能够找出异常数据，避免车间考勤等方面的随意性，该记录也为成本管理系统和工资核算系统提供了依据。为企业进行全面核算提供了有效了保证。
另外，我们认为，不存在任何一种通用的排产方法能够完全适合企业，只有按照企业实际情况定制的排产系统才最有可能适合企业。为企业每月生产计划和采购管理提供最有效的保障。
1.2.8 成本核算系统解决方案
系统的成本核算系统是完全根据制药企业开发的，是制药行业专属的成本核算系统，在通过生产系统保证GMP要求的前提下，能够具体核算到每种药品的每个批次，通过和生产系统的交叉管理，保证每个批次的成本核算的正确、合理。对企业每个批次的成本控制都提供了追溯能力。从而保证企业的总体成本。
2 德首制药行业企业应用集成和办公自动化解决方案
通过和制药企业相关人员的初步沟通，企业的目的是在现有系统的基础上建立一套企业应用集成的平台，通过该平台实现销售管理软件、财务管理软件的集成，并在该平台建成的基础上实施办公自动化系统(OA)，能够基本实现无纸化办公。并在该平台的基础上实现拓展出以下功能:
v 加强发货单管理。
v 加强应收账款管理。
v 加强库存监督管理。
v 实现销售结算管理。
v 加强销售控制能力，对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况能够准确动态实时的反应，销售公司经理能够通过网络实时查询各种销售数据。
v 能够实行销售政策的制定的模拟运行、分析。
v 完成办公自动化系统的实施，实现无纸化办公。
v 完成办公自动化系统和企业应用平台的集成。
基于上述的原则，上海德首软件有限公司为制药企业建设一套完整的企业应用集成系统，并基于“总体规划、分步实施”的设计思想为之前和以后的系统提供接口，该制药企业可以根据自己的特殊需求选择管理进步的方式。系统对各方面的优化和对决策的支持会使投入有数十倍、甚至更大的收益，最重要的是她帮助制药企业避免竞争中的风险，使该制药企业处于该行业的领先地位。
2.1 系统总体方案框图
2.2 系统总体方案说明
系统传入原销售系统的单据(发货单、销售发票 等)进入企业应用集成系统，通过相应的发货单和应收账款控制系统、库存控制系统、销售结算系统、销售控制系统、销售政策数据支持系统，并将销售发票处理成适合财务系统接收的单据，将该单据传入财务系统，并且在企业应用集成平台中有相关的核对机制，保证以上数据的准确。能够实现各系统之间的无缝嵌入。最后通过办公自动化系统完成各种数据的显示，将办公自动化系统和该企业应用集成系统整合在一起。
通过实施该系统，能够达到将快速、正确的数据提供给企业领导人，使其及时作出决策，并有效的对下属部门的工作进行监督。形成可输出报表，可提供给不同的管理层次进行分析、考核，以及时调整决策。
2.3 办公系统总体框架
通过该系统的实施，期望能实现下列目标:
u 提供清晰的流程管理、确保计算机信息数据的准确与迅速传递，能够实现灵活、方便的信息数据查询、统计、打印和存储功能;
u 利用先进的计算机网络技术手段、实现信息资源的安全共享;
u 符合安全保密的要求、具有简明的安全机制;
u 充分考虑个性化的办公需求、可实现办公流程的自定义;
u 界面友好、操作简单、稳定可靠;
u 便于维护、具有灵活的扩展功能。
5. 该系统能形成可输出报表100多份，提供给不同的管理层次进行分析、考核，以及时调整决策。