IT技术：管理的支撑力

2009年06月15日  来源：中国信息化

连锁店越多，意味着经营成本越高？

　　来自IDC的一份调查数据显示，目前，国内药品批发行业的平均毛利率为12.6％，而平均费用率却达到11.5％。更引人关注的是，美国医药批发行业的平均毛利率为5％，平均费用率只有3％～4％。

　　最近几年，国内药品零售企业纷纷通过兼并、收购等手段，抢占市场销售终端。各大制药企业也力图通过建立自己的销售网络，掌控销售终端市场。可以想象，在零售店越多经营成本越高的情况下，盲目扩张只有死路一条。事实上，国内目前最大的医药流通企业其连锁店也没有超过1000家，但在美国，最大的连锁企业已有4000多家药店，每天有无数货车在路上进行配送，管理成本却相对很低。那么，它们是通过什么手段把成本降低呢？毫无疑问，是信息技术的应用。

　　标准化管理

　　我国大部分连锁药店虽然在经营上实现了专业化，但是从信息化管理机制上还没有摆脱原有的模式。以好得快大药房为例，以前在北京只有十几个药店，现在全国有上百家药店。那么，这些分布在全国的药店，以什么方式管理呢？

　　建立标准化的信息管理系统是一条可行的道路。

　　同仁堂连锁药店副总经理王盛宇表示，医药直营连锁企业在标准化管理的过程中往往会遇到一系列管理上的难题。公司怎样才能够及时地掌握各个连锁店的运作情况？如何控制各门店的经营行为使之达到GSP标准？如何实时掌控各连锁店的商品库存变化情况及每天的销售额?如何进行及时补货及各店间的余缺调拨？怎样才能够提高整个连锁网络体系的效率，减少营销成本？怎样才能够提供统一、完善的售后服务？

　　如果上述问题不能得到解决，连锁营销模式也将难以发挥它的竞争优势。

　　随着销售市场的规模越来越大，一个能够贯彻公司经营决策，避免门店各自为政的有效沟通平台成为迫切需要解决的事情。好得快大药房总经理沈军认为，医药直营连锁企业的标准化管理特点就是四个统一，即要求有统一的企业形象、统一的经营理念、统一的商品和服务、统一的经营管理。这就要求系统需要能支持公司在发展中的集权管理模式,即总部能严格控制连锁店的经营管理和销售行为。同时，随着加盟连锁模式的兴起，各加盟店在战略上要与总部保持一致，但在经营管理上却有相当大的自主性，这种模式近似于战略控制型公司，这就要求信息系统也能支持分权管理的模式。

　　毫无疑问，只有通过IT技术，建立标准化的连锁药店信息管理系统，才能解决连锁药店信息化机制的问题。但是，目前一些药品连锁企业在信息化建设上仍存有一定的误区。

　　量体裁衣

　　注重数据挖掘和信息分析，能够打印单据、提供所要的数据就是信息化？当然不是。

　　“一个好的信息化系统除了功能强大、运转快速外，必须具有智能特性，注重数据间的关联性， 而且能够做出智能分析。”沈军认为，如果没有在医药行业浸淫多年的切身体会，做出来的信息系统也多半是“四不像”。

　　事实上，医药连锁企业信息化需要解决医药行业存在的一些特殊的问题。首先就是药品的编码名称规范。由于药品的品种较多，国家没有统一编码，药品名称复杂，有中文名、商品名、英文名、拉丁名等。编码名称统一工作极为繁重，但却是信息化工作的基础，必须加以解决。其次，对药品有效期须进行严格控制。药品作为一种特殊的商品，时效性强,需要严格控制其有效期，对批次号的管理要求严格，而手工管理很难做到及时、准确。再次，满足特殊的销售模式。医药产品作为一种特殊商品，其销售模式也较特殊，国家对审批流程、质检流程、退货流程、库房养护流程、销毁流程，均有严格的规定，而这些规定对医药商品的销售影响巨大，手工处理困难，常出现要么违反GSP规定，要么影响企业销售的困境。

　　由于药品品种多、客户数量多，造成业务量很大。同时，随着货物数量的增加及出入库频率的剧增，手工管理模式会严重影响正常的运行工作效率，致使仓储管理准确率和效率极低。医药商品包装及主辅计量单位的频繁变化，给统计工作带来巨大的挑战,财务及管理部门所需的各种经营数据及经营分析报表都无法及时报送到决策者手中。

　　IT支撑力

　　“一个400平方米的货仓存放了3000多种药，过去只能凭借管理员的经验和记忆来找药，常常三四个人也会出现找不到药的情况，”王盛宇表示，以往系统中缺少货位观念，造成了极大的人力成本浪费。

　　对于大的连锁企业，建立自己的仓储及配送中心是必然的趋势。然而配送中心如何快速获取连锁药店的库存变化，及时主动地配货，成了连锁药店信息化建设必须解决的问题。随着市场竞争的日趋白热化，连锁企业必须对市场作出快速反应。要做到这一点，各分店数据必须及时、真实、完整、有效地传递到连锁总部。连锁总部能随时掌控各连锁店经营及库存情况和配送中心的库存情况，以便分析各连锁分店每天的销售情况，主动配货或采购，避免出现超储积压或缺货的情况，提高企业效益，从而达到控制各连锁分店的目的。

　　为了更好地应用管理系统，连锁药店对于员工的培训也显得尤为重要。信息化改造往往涉及到每个部门及环节，这些都需要为员工制订详细、科学的培训内容和培训目标,如采购员要负责采购合同、采购订单及采购入库的管理，因此对采购员的培训要详细讲解采购模块的功能，并结合实例固化采购业务在计算机上的流程，进而加强采购人员的操作能力，以达到熟练掌握功能模块的目的。

　　更重要的是，医药连锁企业的信息化战略必须从支持企业长期发展战略的高度，对企业战略、组织架构、业务流程、基础数据、信息集成、行业发展方向和信息技术方向进行系统性的思考、设计和统筹，以达成共识、降低风险、节约成本。它既是一个成果，也是一个过程，即企业上下对“IT支撑管理”的沟通和碰撞的过程。IT规划在企业的管理和信息技术之间搭起一座桥梁，它是企业信息化发展的必然选择。